Facturación CFDI: requisitos, costos y cómo facturar en el SAT

Facturar en México es gratis si lo haces con las herramientas del SAT. Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), o factura electrónica, es un archivo XML que ampara una venta, un servicio o el uso de un bien, y que el SAT “timbra” para darle un folio único (UUID) y un sello digital. Necesitas tu RFC activo, tu e.firma o Contraseña, y un Certificado de Sello Digital vigente. Todo el proceso es 100% en línea y la factura se descarga al momento.

¿Qué es la facturación CFDI y para qué sirve?

El CFDI es el comprobante fiscal que usa México desde hace más de una década. Cada vez que vendes algo, cobras un servicio o rentas un bien, la operación se ampara con una factura electrónica en formato XML. Ese archivo no vale por sí solo: tiene que certificarse, o “timbrarse”, para que le asignen un folio fiscal único (el UUID) y un sello digital que garantiza que es auténtico y que no se alteró.

Con un CFDI timbrado tu cliente puede deducir y acreditar el gasto, y tú dejas registrada la operación ante el SAT. Es la base de casi todo lo fiscal: sin factura no hay deducción, no hay acreditamiento de IVA y no hay comprobación de ingresos limpia. Por eso, aunque suene técnico, saber facturar bien te evita broncas con el SAT y con quien te compra.

La versión vigente es CFDI 4.0, obligatoria como única versión válida desde el 1 de abril de 2023. Convivió con la versión 3.3 durante un tiempo, pero esa etapa ya terminó: en 2026 solo se acepta 4.0. Si alguna herramienta te ofrece emitir en otra versión, no la uses, porque el SAT la rechaza.

Qué necesitas para facturar

Para emitir tus propias facturas necesitas tres cosas del lado del emisor:

• RFC activo del emisor (tuyo o de tu empresa).
• e.firma vigente o Contraseña, según la herramienta que uses. En el servicio gratuito del SAT, las personas físicas pueden generar la factura solo con e.firma.
• Certificado de Sello Digital (CSD) vigente, que es lo que sella cada CFDI. Se tramita gratis y requiere tu e.firma vigente; lo solicitas cuando lo vayas a necesitar.

Además, para llenar la factura vas a necesitar los datos fiscales de tu cliente (el receptor). El SAT exige estos datos y tienen que coincidir exactamente con su Constancia de Situación Fiscal:

• RFC del receptor.
• Nombre o razón social completo, tal cual aparece en su constancia.
• Código postal de su domicilio fiscal.
• Régimen fiscal del receptor.
• Uso del CFDI (el uso fiscal que le va a dar).

Al detalle de la operación le agregas cantidad, unidad de medida, descripción del bien o servicio, valor unitario y total, forma de pago y los impuestos trasladados o retenidos cuando apliquen. Un solo dato mal escrito (por ejemplo, el nombre con un acento de más o un código postal equivocado) hace que la factura no se pueda timbrar o que tu cliente la rechace.

¿Cuánto cuesta facturar?

Facturar con las herramientas del SAT es gratis. No hay tarifa fiscal por emitir un CFDI en el portal oficial, y no cambia por ejercicio fiscal porque no es un servicio de pago.

La única parte que puede costar es contratar a un proveedor autorizado de certificación (PAC). Los PAC son empresas privadas que ofrecen plataformas de facturación con más funciones (facturación masiva, integración con tu sistema de ventas, etc.) y cobran por el timbrado a su propio precio. No hay una tarifa oficial: varía según el proveedor y el volumen. Para facturas normales no necesitas un PAC; con el servicio del SAT te alcanza.

Cómo facturar en línea gratis en el SAT

El camino más directo es el servicio gratuito “Genera tu factura” (CFDI 4.0) del SAT. Estos son los pasos:

1. Entra al servicio del SAT

Ingresa al servicio de facturación CFDI 4.0 y da clic en el botón “Ejecutar en línea”.

2. Autentícate

Captura tu RFC, tu Contraseña (o entra con e.firma) y resuelve el CAPTCHA. Envía y acepta los términos y condiciones.

3. Configura tus catálogos y datos de emisor

La primera vez que entras, configura la administración de catálogos y registra tus datos de emisor (los que te identifican como quien factura).

4. Registra a tu cliente

Da de alta a tus clientes frecuentes (receptores) con su RFC, nombre, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI. Así no capturas todo cada vez.

5. Genera la factura

Captura los conceptos: qué vendiste, cantidad, valor unitario, impuestos y el uso del CFDI. Revisa que los totales cuadren.

6. Sella y guarda

Da clic en sellar para timbrar la factura. Cuando quede certificada, guarda el archivo XML y descarga la representación impresa (PDF). Con eso ya tienes la factura completa: el XML es el documento fiscal válido y el PDF es la versión legible.

Facturar en Mis Cuentas (Factura fácil)

El SAT también tiene Factura en Mis Cuentas (Factura fácil), otra herramienta gratuita más sencilla, pensada para personas físicas con actividad empresarial, arrendamiento, servicios profesionales y régimen RESICO. Se accede con tu RFC y Contraseña.

Si emites pocas facturas y tu perfil es de persona física, esta opción suele ser la más rápida. Si tu operación es más grande o necesitas integrarla a un sistema de ventas, ahí sí conviene evaluar un PAC.

Tiempos, vigencia y entrega

La emisión es inmediata: en cuanto sellas la factura, el SAT (o el PAC) la timbra y descargas el XML y el PDF en el momento. No hay que esperar días ni acudir a ninguna oficina.

Sobre la vigencia, el CFDI no caduca. Una vez timbrado, es válido de forma permanente, salvo que lo canceles. No tiene una fecha de expiración como una identificación: su folio y su sello siguen siendo válidos con el tiempo.

No existe un “trámite presencial” para emitir una factura, porque la emisión del CFDI es siempre digital. Lo que sí puedes hacer en oficinas del SAT (con cita) son los trámites relacionados: obtener o renovar tu e.firma y solicitar tu CSD cuando no puedas hacerlo en línea. Pero la factura en sí siempre se genera por internet.

Casos especiales

Ventas al público en general (factura global)

Cuando le vendes a alguien que no te da su RFC, usas el RFC genérico XAXX010101000 y emites una factura global. Esa factura junta las operaciones del público en general de un periodo (diario, semanal o mensual) y debe remitirse al SAT o al PAC dentro de las 24 horas siguientes al cierre de las operaciones del periodo.

Si el cliente no pide comprobante y el importe es menor a $100 MXN, no estás obligado a expedir el CFDI de esa operación individual, pero sí tienes que incluirla dentro de la factura global.

Cobros a crédito (complemento de pago)

Si cobras en parcialidades o de forma diferida (a crédito), además de la factura de la venta debes emitir un CFDI de tipo “Pago” con el Complemento para recepción de pagos (el Recibo Electrónico de Pago). Este complemento se emite a más tardar el día 10 del mes siguiente a aquel en que recibiste el pago. La versión 2.0 del complemento es la obligatoria desde el 1 de abril de 2023.

Cancelación de facturas

Para cancelar un CFDI lo haces desde el Portal del SAT o con tu PAC, indicando una clave de motivo:

• 01 — Comprobante emitido con errores, con relación (se sustituye por otro).
• 02 — Comprobante emitido con errores, sin relación.
• 03 — No se llevó a cabo la operación.
• 04 — Operación nominativa relacionada en una factura global.

El receptor tiene 3 días hábiles para aceptar o rechazar la cancelación; si no responde, se considera aceptada. Si cancelas dentro del día hábil siguiente a la expedición, no necesitas su aceptación.

Errores comunes que retrasan tu factura

• Datos del receptor que no coinciden con su constancia. El nombre debe ir tal cual, sin abreviar y respetando mayúsculas y acentos. Un código postal o un régimen fiscal equivocado impiden el timbrado. Pide siempre la Constancia de Situación Fiscal actualizada de tu cliente.
• CSD vencido o revocado. Si tu Certificado de Sello Digital no está vigente, no puedes sellar nada. Revísalo antes de que se te junte el trabajo.
• Uso del CFDI mal elegido. El uso lo define el receptor según lo que va a hacer con la factura; si eliges el que no es, te la puede rechazar.
• Dejar pasar el complemento de pago. Muchos emiten la factura a crédito y olvidan el complemento cuando cobran. Recuerda el límite: día 10 del mes siguiente al pago.
• Confiar en herramientas de versión vieja. Solo se acepta CFDI 4.0. Verifica que tu plataforma esté actualizada.

Si vas a hacer varios trámites fiscales seguidos (RFC, e.firma, Constancia de Situación Fiscal), revisa las demás guías del SAT para tener todo en orden antes de empezar a facturar.