Constancia de trabajo: cómo pedirla y qué debe incluir

La constancia de trabajo es un documento que te da tu patrón, no el gobierno. Es gratis, la ley lo obliga a entregarla y tiene un plazo claro: máximo 3 días desde que la pides o desde que te separas de la empresa. En ella hace constar tu relación laboral —puesto, antigüedad y, según el caso, tus días trabajados y salario— y te sirve para un nuevo empleo, un crédito, una visa o una renta. Aquí te explicamos cómo pedirla, qué debe incluir y qué hacer si te la niegan.

¿Qué es la constancia de trabajo y para qué sirve?

La constancia de trabajo —también llamada constancia laboral, carta laboral o constancia de servicios— es un documento escrito en el que tu empleador deja asentado que trabajas o trabajaste con él. Su base legal es el artículo 132, fracciones VII y VIII, de la Ley Federal del Trabajo (LFT), que la incluye entre las obligaciones del patrón.

Sirve para comprobar tu experiencia y tu empleo cuando la piden en otros lados:

• Al postularte a un nuevo trabajo (comprobar antigüedad y puesto).
• En trámites bancarios o de crédito (te la piden como comprobante de empleo).
• Para visas, rentas de vivienda y otros trámites donde debas acreditar que tienes ingresos.
• Como respaldo si algún día reclamas prestaciones o un despido.

Ojo con una confusión común: la constancia de trabajo no es una carta de recomendación. La ley obliga al patrón a hacer constar tus servicios (puesto y periodo), pero no a recomendarte. La carta de recomendación es voluntaria.

¿Quién la expide? No es un trámite de gobierno

Esta es la parte que más confunde y por la que mucha gente pierde tiempo buscando una oficina o un portal: no existe ninguna dependencia que expida la constancia de trabajo. No la da la STPS, ni el IMSS, ni un módulo de gobierno. La entrega directamente tu patrón —en la práctica, tu área de Recursos Humanos.

El papel del gobierno aparece solo en dos frentes:

• Vigilar que el patrón cumpla esa obligación, lo cual corresponde a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
• Defenderte gratis si el patrón se niega, a través de la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (PROFEDET), que es un órgano de la STPS.

Como la obligación nace de la Ley Federal del Trabajo —que aplica igual en los 32 estados—, este trámite es federal y homogéneo en todo el país. No cambia de un estado a otro ni hay versiones locales. Si buscas otros trámites laborales, revisa el resto de guías en nuestra sección de trabajo e IMSS.

¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo te la deben dar?

La constancia de trabajo es gratuita. Al ser una obligación legal del patrón y no un servicio de ventanilla, no existe cuota, derecho ni tarifa que pagar por ella. Si alguien te pide dinero por “gestionarla”, desconfía.

Sobre los tiempos, la ley marca plazos concretos:

• Constancia de servicios (fr. VIII): el patrón debe entregarla dentro de los 3 días siguientes a que la solicites o a tu separación de la empresa.
• Constancia de días trabajados y salario (fr. VII): si sigues activo, puedes pedirla cada 15 días y el patrón debe expedírtela con esos datos.

Qué debe incluir la constancia

La Ley Federal del Trabajo pide una “constancia escrita relativa a sus servicios”, pero no lista campo por campo lo que debe contener. En la práctica, una constancia bien hecha incluye:

• Datos del patrón (razón social de la empresa).
• Datos del trabajador (tu nombre completo).
• Puesto que desempeñas o desempeñaste.
• Periodo laborado o antigüedad (fecha de ingreso y, si aplica, de salida).
• Días trabajados y salario percibido, cuando la pides en la modalidad de la fracción VII.
• Fecha de expedición y firma del patrón o de su representante.

Cuando la recibas, revísala antes de guardarla: confirma que tu nombre, tu puesto y las fechas estén correctos, porque un dato mal escrito puede tumbarte el trámite donde la vayas a presentar. Pide siempre una copia y consérvala.

Cómo pedirla paso a paso

1. Solicítala por escrito

Pide la constancia a tu área de Recursos Humanos o directamente al patrón. Puedes hacerlo de forma verbal, pero conviene por escrito —un correo o una carta con acuse de recibido—, porque así queda registrada la fecha y empieza a correr el plazo de 3 días.

2. Espera el plazo legal

El patrón debe entregártela dentro de los 3 días siguientes a tu solicitud o a tu separación. Si te la piden de inmediato en otro lado, avisa a RH del plazo para que la prioricen.

3. Revísala y guárdala

Al recibirla, verifica que incluya puesto, periodo y tus datos correctos. Guarda el original y saca una copia o un escaneo para tener siempre a la mano.

Qué hacer si tu patrón se niega a dártela

Si tu patrón no responde, se tarda de más o se niega, tienes una vía gratuita y sin necesidad de acudir en persona: PROFEDET.

• Teléfonos gratuitos: 800 717 2942 y 800 911 7877, de lunes a viernes de 9:00 a 18:00.
• Correo de orientación: orientacionprofedet@stps.gob.mx
• Portal: gob.mx/profedet

PROFEDET te ofrece asesoría, conciliación y, si procede, representación legal, todo sin costo. Si no hay acuerdo, el reclamo puede llevarse ante el Centro de Conciliación y, en su caso, los Tribunales Laborales, para exigir la entrega y las sanciones que correspondan al patrón.

¿La constancia caduca?

La ley no fija una vigencia para la constancia de trabajo. El documento refleja tu situación a la fecha en que se emite. Lo que ocurre en la práctica es que quien la recibe —un banco, un nuevo empleador o un consulado— suele exigir que sea reciente, comúnmente de 30 a 90 días. Ese plazo lo pone la institución que la solicita, no la ley.

Por eso, si vas a usarla para un trámite con fecha, pídela lo más cerca posible del momento en que la vas a presentar.

Casos especiales

• Ya te separaste o te despidieron: el derecho a la constancia sigue vigente. El patrón debe expedirla dentro de los 3 días aunque ya no exista relación laboral.
• Sigues activo y la pides seguido: puedes solicitar cada 15 días la constancia de días trabajados y salario (fracción VII).
• La empresa cerró o desapareció: acude a PROFEDET para que te orienten sobre cómo proceder; el servicio es gratuito.

Documentos que se confunden con la constancia de trabajo

Si lo que necesitas es comprobar cotizaciones o ingresos, la constancia de trabajo quizá no sea el documento correcto. Estos son oficiales y distintos:

• Constancia de semanas cotizadas (IMSS): comprueba tu historial de cotización ante el IMSS. No la da el patrón, la emite el IMSS y se obtiene en línea.
• Visor de comprobantes de nómina o CFDI (SAT): comprueba tus percepciones y retenciones. Desde 2018, el CFDI de nómina sustituyó a la antigua “constancia de percepciones y retenciones”.

No son la constancia de trabajo, pero muchas veces sirven como respaldo cuando te piden acreditar empleo o ingresos.

Errores comunes que retrasan la entrega

• Pedirla de palabra y no dejar rastro. Sin una solicitud por escrito con fecha, es difícil contar el plazo de 3 días si el patrón se tarda.
• Buscar una oficina de gobierno. No existe: pierdes tiempo yendo a la STPS o al IMSS por algo que solo tu patrón puede emitir.
• Confundirla con la carta de recomendación. El patrón está obligado a la constancia de servicios, no a recomendarte.
• Presentarla vencida para quien la recibe. Aunque la ley no marca caducidad, si el banco o el consulado la piden con menos de 30 días, una constancia vieja te la rechazan.
• No revisar los datos. Un nombre o una fecha mal escritos obligan a pedirla de nuevo y a esperar otro plazo.